Tuning für den Chef – Wie Führungskräfte Zeit gewinnen können

Tuning für den Chef

Zwei Drittel aller Führungskräfte nutzen nicht das volle Potenzial ihrer Assistenz. Die Zeitreserven durch die optimierte Zusammenarbeit liegen bei über 20 Prozent. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie bereits nach wenigen Wochen ein signifikanter Zeitgewinn realisierbar ist.

Zeitersparnis im Management
„Tuning für den Chef“ nennt die PLU-Geschäftsführerin Christine Walker das
Programm, mit dem Führungskräfte erreichen können, was vielen unmöglich scheint:
Mehr Zeit zu haben trotz prall gefüllter Terminkalender. Schlüsselfigur ist dabei die
Assistenzkraft – wichtig ist zudem das Backoffice. „In der Optimierung des Sekretariats
liegen für das Management Zeitreserven von 20 bis 30 Prozent“, analysiert die Expertin,
die vor der Gründung ihres Unternehmens selbst jahrelang Assistentin auf Vorstandsebene
war und deshalb das Geschäft gut kennt. Mehrere Studien, die der hoch spezialisierte
Münchner Dienstleister für Beratung und Training rund um den Bereich Office- und
Projektmanagement durchgeführt hat, zeigen, dass die meisten Vorgesetzten nicht das
volle Potenzial der Assistenzkraft nutzen. „Nur etwa fünf Prozent der Führungskräfte
realisieren eine optimale Entlastung“, sagt Christine Walker.

Optimale Zusammenarbeit mit der Assistenz
Der Grund dafür ist so naheliegend wie einfach. Viele Führungskräfte haben nie gelernt eine
Assistenzkraft optimal zu nutzen und wissen daher nicht, dass schon mit wenigen
Veränderungen spürbare Erfolge erzielt werden können. Die Ansatzpunkte scheinen in allen
Unternehmen die gleichen zu sein. Wenn Christine Walker in ihren Seminaren für Top
Assistenzkräfte danach fragt, was ihnen bei der täglichen Zusammenarbeit mit ihrem Chef fehlt,
dann hagelt es beständig dieselbe Kritik. „Ich könnte die Kärtchen eigentlich schon vordrucken“,
scherzt sie. Immer gehören mangelnde Kommunikation und unzureichende Absprachen dazu, zu
knappe und zu kurzfristige Informationen, keine Zeit für Besprechungen, wenig Freiräume und
fehlende Anerkennung. Viele Chefs aber sind sich dessen offenbar gar nicht bewusst. Über
Jahre haben sich oft unmerklich Muster in der Zusammenarbeit eingeschlichen, die nicht mehr
hinterfragt werden.

Christine Walker arbeitet an diesem Punkt im Führungskräfteseminar „Tuning für den Chef“
gern mit Fallbeispielen und bedient sich dafür einer Standardsituation: der Vorbereitung der
Unterlagen für die Vorstandssitzung. Meist kommen die erforderlichen Dokumente auf den
letzten Drücker und entsprechen dann oft nicht den geforderten Qualitätsansprüchen – mit der
Folge, dass zeitraubende Korrekturen und Qualitätschecks nötig sind. Christine Walker mimt dann
selbst die Assistenzen und konfrontiert die Teilnehmer mit unterschiedlichsten Reaktionen.
Es wundert kaum, dass sie als forsch auftretende Kandidatin mit einem Verbesserungsvorschlag
mehr punktet als in der Rolle einer zurückhaltend reagierenden Mitarbeiterin, die die
Aussichtslosigkeit des Ansinnens nur andeutet in der Hoffnung, der Chef würde ihre Botschaft
schon verstehen. Ihr Fazit: „Entwickeln Sie Antennen, ermutigen Sie ihre Assistenz Abläufe, wie
beispielsweise das Maßnahmencontrolling, proaktiv zu optimieren und direkt mit
Verbesserungsvorschlägen zu reagieren.“

Umgekehrt sollte auch die Führungskraft Klartext sprechen. Regelmäßige Jour fixe mit
Informationen und Angaben zu Prioritäten und dem Stand der Dinge, die Übertragung von
Teilprojekten und die Festlegung von Zielen sowie die genaue Verteilung von Aufgaben sind
wesentliche Bestandteile einer optimalen Zusammenarbeit. Delegieren erfordert zwar Zeit,
bringt gleichermaßen aber auch Zeitgewinn. „Selbst wenn Sie nur eine Stunde in der Woche
investieren, werden Sie schon eine deutliche Entlastung spüren“, verspricht Christine Walker.
Wird diese Stunde auf mehrere Tage aufgeteilt, ist der Zeitaufwand für den Chef minimal, der
Effekt jedoch sehr groß. „Die Assistenz bekommt mehr Informationen, was sich positiv auf die
Zufriedenheit mit ihrer Arbeit auswirkt und ihre Effektivität steigert.“

Optimale Backoffice Strukturen
Doch professionelle Führung und Motivation allein sind nicht alles. Auch die Strukturen im Backoffice
müssen stimmen: Ordnung im Büro, auf dem Schreibtisch, im PC und in den Prozessen. Analog
der bewährten, aus der Produktion stammenden 5S-Methode lautet auch hier die Maxime: Sortieren,
sichtbare Ordnung, Sauberhalten, Standardisieren, Standards einhalten und verbessern. „Klare
Vorgaben zu Prozessen, Regeln und Qualitätsstandards geben Sicherheit, reduzieren Wiederholungen
und langwierige Einarbeitungszeiten“, sagt Christine Walker.

Führung und Motivation von Top Assistenzkräften
Top Assistenzkräfte verfügen über ein breites Spektrum an fachlichen wie p e r s ö n l i c h e n
Kompetenzen. Außer der souveränen Beherrschung von EDV, Internet und Fremdsprachen
haben sie die Prozesse im Backoffice im Griff und entlasten den Vorgesetzten durch Mitdenken und
Verständnis für das Geschäft. Absolute Zuverlässigkeit und ein freundliches, professionelles
Auftreten sind selbstverständlich.

 

  • CHRISTINE WALKER
  • PLU

 

CHRISTINE WALKER
Geschäftsführerin
PLU GmbH
E-Mail: Christine.Walker@plu.de
Tel.: 089/232 39 169 - 0

 

Fazit
Es ist nicht überraschend, dass Assistenzen mit einem solchen Profil sehr ehrgeizig sind, sich
weiterentwickeln und nicht in der zweiten Reihe verharren wollen. „Top Assistenzen haben einen
hohen Anspruch an die eigene Arbeit“, weiß Christine Walker, „sie verlangen Kompetenzen und
erwarten Vertrauen.“ „Getunte Chefs“ nutzen das.